In questi giorni non si fa altro che parlare di fattura elettronica, sulla stampa specializzata così come in sede di vari incontri organizzati sul territorio nazionale da diversi enti. Cerchiamo di riassumere in questa sede quali sono le prime domande da porsi e i primi pochi passi da fare per non arrivare completamente impreparati al 1° gennaio 2019.

Il primo importante passo per approcciare al nuovo sistema di fatturazione elettronica prende il via da un’analisi della dimensione della propria attività in termini di volumi di fatture emesse e fatture ricevute. In base a questi dati è possibile infatti valutare se sia più opportuno affidare la gestione della fatturazione elettronica ad un intermediario oppure svolgerla internamente, dotarsi di un software che provveda tanto all’emissione quanto alla conservazione oppure implementare semplicemente il programma gestionale gia in uso.

Successivamente, una volta stabilita la strada più conveniente in termini di costi e benefici, è opportuno procedere all’implementazione delle anagrafiche dei clienti in quanto sarà necessario che queste conservino, oltre ai dati necessari già presenti per ciascun cliente, anche l’indirizzo Pec o l’eventuale codice identificativo atto a recapitare le fatture presso l’intermediario scelto dal cliente. Ovviamente richiedere tali dati al cliente è un passaggio che dovrà essere effettuato indipendentemente da chi sarà incaricato concretamente di emettere la fattura in formato elettronico.

Infine, qualora si fosse optato per la gestione interna del ciclo attivo è opportuno che si presti attenzione a “chi e come” dovranno essere gestite le notifiche emesse dal Sistema di Interscambio: se infatti la ricezione di una notifica che indichi l’avvenuto ricevimento della fattura elettronica da parte del destinatario non crea alcun tipo di problema, diverso è il caso in cui vi sia la notifica di scarto da parte del SdI. La notifica di scarto di una fattura elettronica emessa fa si che questa venga considerata come se non fosse mai stata emessa quindi è necessario porre rimedio entro i termini. Infatti, è possibile sanare la situazione procedendo ad un nuovo invio, entro il termine di 5 giorni effettivi, apponendo sulla “nuova fattura” lo stesso numero del documento precedentemente scartato, nonché la stessa data di emissione.

Le tempistiche stringenti per la riemissione, soprattutto quando ancora non si avrà la piena familiarità con questo nuovo adempimento, potrebbero richiedere, proporzionalmente al volume di fatture emesse, l’impiego di ingenti risorse in termini di attività di controllo dell’intero ciclo di emissione e di “forza lavoro” impiegata.