Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa.

Attenzione va prestata al fatto che qualora sia emessa una fattura elettronica per scelta del venditore / prestatore (es. un contribuente minimo), l’emittente è obbligato a conservare elettronicamente la fattura. Si ricorda a tal proposito che, nell'ambito della piattaforma "Fatture e Corrispettivi", l'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito che garantisce la conservazione elettronica delle fatture, nel rispetto del D.M. 17.6.2014, previa sottoscrizione di un accordo di servizio da parte del soggetto passivo IVA.

Al riguardo, l’Agenzia specifica che l’art. 23-bis del D.lgs. n. 82 del 2005, al comma 2, stabilisce che “le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”. Ne deriva che ciascun operatore, conformemente alla propria organizzazione aziendale, potrà portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati (ad esempio “pdf”, “jpg” o “txt”) contemplati dal Decreto presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 e considerati idonei a fini della conservazione.
L’Agenzia ricorda in tal senso che chi emette/riceve fatture elettroniche, ha facoltà di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza (R.M. n. 81/E del 2015).