A) PUNTO DI PARTENZA BILANCIO DI VERIFICA E SCRITTURE DI ASSESTAMENTO
Il punto di partenza della procedura di formazione del bilancio d’esercizio è rappresentato dal bilancio di verifica, ossia la situazione economica e patrimoniale alla data di chiusura dell’esercizio come emergente dalla contabilità aziendale una volta registrate tutte le operazioni gestionali dell’anno.
Tale bilancio di verifica deve essere sottoposto a una serie accurata di controlli finalizzati ad individuare tutti i possibili errori eventualmente commessi in fase di registrazione delle operazioni.
Occorre inoltre procedere ad effettuare tutte le scritture di assestamento che possono essere suddivise nelle seguenti sottoclassi:
1. scritture di completamento: rilevano operazioni che competono temporalmente all’esercizio, in precedenza non rilevate. Rientrano in questa categoria, ad esempio, le scritture per la rilevazione degli interessi e delle spese maturate sul conto corrente ma evidenziate negli estratti conto di gennaio, le fatture da ricevere e le fatture da emettere;
2. scritture di integrazione: aggiungono quote di costi o di ricavi di competenza economica dell’esercizio ma con manifestazione numeraria futura. Ad esempio, i ratei e le scritture inerenti il fondo rischi;
3. scritture di rettifica: stornano quote di costi o di ricavi già rilevati (in quanto hanno già avuto manifestazione numeraria documentale) ma di competenza futura. Rientrano in questa categoria, ad esempio: i risconti attivi e passivi, la rilevazione delle rimanenze finali, la capitalizzazione dei costi di ricerca e sviluppo, quella dei lavori interni e quella dei costi incrementativi;
4. scritture di ammortamento: comportano l’imputazione all’esercizio della quota parte di competenza del costo relativo alle immobilizzazioni materiali e immateriali.
L’imputazione delle scritture di assestamento è, dunque, un processo di fondamentale importanza per giungere dai valori di conto, come emergenti dal primo bilancio di verifica interno, ai valori di bilancio finali, ossia, i valori in base ai quali viene determinato il risultato d’esercizio e il patrimonio netto aziendale.
B) REDAZIONE DEL PROGETTO DI BILANCIO
Ai sensi dell’art. 2423 c.c. gli amministratori della società (ovvero il consiglio di gestione qualora la società abbia adottato il sistema di amministrazione dualistico) devono predisporre il progetto di bilancio da sottoporre all’approvazione dell’assemblea dei soci.
I documenti che gli amministratori devono predisporre sono:
- bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
- relazione sulla gestione (obbligatoria tranne nei casi in cui la società rediga il bilancio in forma abbreviata).
Per le società dotate di un consiglio di amministrazione, la redazione della bozza di bilancio e della relazione sulla gestione dovranno essere oggetto di un’apposita seduta regolarmente convocata e verbalizzata.
Il progetto di bilancio deve essere predisposto in tempo utile da consentire il rispetto dei termini previsti dal codice civile per la consegna dello stesso al collegio sindacale (se esistente) e per il suo deposito presso la sede della società (in modo da consentire ai soci interessati di prenderne visione).
La normativa civilistica prevede che il progetto di bilancio sia consegnato all’organo di controllo almeno 30 giorni prima dell’assemblea di approvazione e rimanga depositato presso la sede della società nei 15 giorni antecedenti all’assemblea.
Il progetto di bilancio andrà dunque predisposto e approvato da parte dell’organo amministrativo:
–– almeno 30 giorni prima dell’assemblea dei soci convocata per la sua approvazione, laddove vi sia il collegio sindacale (o il revisore legale);
–– almeno 15 giorni prima dell’assemblea dei soci convocata per la sua approvazione, laddove la società non sia dotata di collegio sindacale (o di revisore legale).
Quindi, considerato che il termine ordinario di approvazione del bilancio dell’esercizio 2015, per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, è il 29 aprile 2016, il progetto di bilancio dovrà essere predisposto e approvato da parte dell’organo amministrativo:
–– entro il 30 marzo 2016, se la società è dotata di collegio sindacale;
–– entro il 14 aprile 2016, se la società non è dotata di collegio sindacale.
C) APPROVAZIONE BILANCIO
L'assemblea dei soci deve essere convocata entro ordinariamente entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale e straordinariamente entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
L'approvazione entro 180 giorni è consentita solo nel caso di:
• società tenute alla redazione del bilancio consolidato;
• presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società.
I motivi che consentono alla società di poter posticipare l'approvazione devono essere indicati dall'organo amministrativo nella relazione di gestione.
Per le società che hanno un esercizio coincidente con l’anno solare tale termine coincide con il 30 aprile per gli anni non bisestili e con il 29 aprile per gli anni bisestili.
Per il Bilancio 2015 il termine di approvazione ordinario per le società con esercizio coincidente con l’anno solare 29 aprile 2016 e per le società con esercizio non coincidente con l’anno solare Entro 120 gg. dalla chiusura dell’esercizio.
L’assemblea che approva il bilancio deve essere convocata in base alle disposizioni di legge e di statuto (salvo il caso in cui l’assemblea si svolga in forma totalitaria).