Nel momento in cui ci si trova davanti alla redazione di un bilancio del quale non si è tenuta personalmente la contabilità è opportuno fare una serie di controlli per verificare che il quadro entro il quale si andrà a lavorare, fino al momento della chiusura, sia corretto e la contabilizzazione dei fatti di gestione sia avvenuta secondo la disciplina vigente.
Si riporta di seguito la parte preliminare della procedura di controllo e di lavoro per la redazione del bilancio di esercizio.
Proviamo a costruire quella che potrebbe essere una primissima scheda di controllo/check list facendo seguire un breve e schematico riepilogo sui libri sociali a cui è necessario prestare attenzione nel momento in cui ci si imbatte nella redazione di un bilancio.
| N | ATTIVITA' E VERIFICHE PRELIMINARI
| Esito |
| 1 | Prima versione del bilancio: prima di iniziare i controlli di bilancio è opportuno acquisire e cristallizzare la situazione dei conti in modo da poter agevolmente verificare, a posteriori, le modifiche apportate alle rilevazioni contabili a seguito dei controlli da svolgere secondo la procedura in esame.
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| 2 | Regolarità aggiornamento contabile: la formazione del bilancio costituisce una occasione per verificare che la contabilità generale sia aggiornata e le scritture ausiliarie di magazzino – ove la loro tenuta sia obbligatoria – siano state tenute nel rispetto dei termini di legge. All’uopo si suggerisce di prendere visione ed estrarre l’ultima pagina di una o più schede di mastro (ad esempio la scheda di mastro relativa alla liquidazione periodica IVA e quella di un istituto di credito).
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| 3 | Regolarità di stampa e adempimenti esercizio precedente: la formazione del bilancio costituisce, altresì, una occasione per verificare che sia stata effettuata la stampa o la scritturazione delle scritturazioni dell’esercizio precedente, nei termini di legge. Si verificherà anche (i) la regolarità della numerazione delle pagine, della bollatura e della sottoscrizione ove previsti dalla normativa (ii) in caso di conservazione sostitutiva, la leggibilità dei file, l’esistenza della firma digitale e della marca temporale.
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Le imprese in contabilità ordinaria sono tenute ad istituire e tenere aggiornati, ai fini fiscali e civilistici, i seguenti libri e registri:
Libro giornale
- le annotazioni devono essere effettuate entro 60 giorni dalla data dell’operazione;
- le registrazioni devono essere giornaliere.
Libro degli inventari
contiene le attività e passività dell’impresa e si chiude con il bilancio nelle sue componenti dello stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e rendiconto finanziario;
- deve essere redatto entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi;
- deve essere sottoscritto dal legale rappresentante;
- ai fini fiscali, l’art. 15 del d.P.R. 600/1973 prevede che l’inventario “deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo. Ove dall’inventario non si rilevino gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e la loro ubicazione, devono essere tenute a disposizione dell’ufficio delle imposte le distinte che sono servite per la compilazione dell’inventario”. L’assenza delle distinte delle rimanenze finali espone l’impresa al rischio di accertamento induttivo.
Libro di mastro
nella prassi le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, prescritte dall’art. 14 del d.P.R. 600/1973, vale a dire le schede contabili, costituiscono il libro mastro.
Scritture ausiliarie di magazzino
- l’obbligo è a carico delle imprese che superano per due esercizi consecutivi entrambi i limiti esposti di seguito e decorre dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui per la seconda volta consecutiva detti limiti sono superati:
- euro 5.164.568,99 di ricavi;
- euro 1.032.913,80 di rimanenze;
- l’obbligo cessa a partire dal primo periodo d’imposta successivo a quello in cui il soggetto non supera per la seconda volta consecutiva i limiti di cui sopra;
- le scritture devono essere tenute in modo sistematico;
- le registrazioni possono avvenire in forma riepilogativa purché almeno con periodicità mensile;
- il termine per l’annotazione è di 60 giorni.
Registro dei beni ammortizzabili
- la sua tenuta può essere omessa se le relative annotazioni sono eseguite nel libro inventari;
- l’annotazione degli immobili deve essere specifica per ciascun immobile, mentre gli altri beni possono essere raggruppati in categorie omogenee;
- l’aggiornamento deve avvenire entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Libri sociali
- in funzione della sua forma giuridica e delle regole di governance l’impresa sarà soggetta all’obbligo di tenuta del libro dei soci (ne sono escluse le società a responsabilità limitata), delle decisioni dei soci (o dell’assemblea), delle decisioni degli amministratori (o del consiglio di amministrazione), delle obbligazioni, delle decisioni degli obbligazionisti, del comitato esecutivo, del collegio sindacale;
- i libri sociali possono essere tenuti con strumenti informatici ai sensi di quanto previsto dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2. In tal caso gli stessi devono essere sempre consultabili ed entro tre mesi dall’apertura del file del documento occorre apporre la firma digitale e successivamente la marcatura temporale. Qualora per tre mesi non siano eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da quel momento inizierà nuovamente a decorrere il termine trimestrale.