La corretta conservazione delle fatture elettroniche presuppone il rispetto di un particolare iter procedurale.
Da un punto di vista operativo, i soggetti coinvolti nella conservazione (chi emette la fattura e chi la riceve) devono essenzialmente effettuare una scelta tra:
• conservare digitalmente in proprio i documenti fiscali;
• affidare la conservazione ad un soggetto terzo.
Con Provvedimento 30 aprile 2018, l’Agenzia delle Entrate ha previsto la possibilità che l’Agenzia stessa, su richiesta, “custodisca” i documenti elettronici per conto degli operatori economici.
Secondo l’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82 del 2005) il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare:

•  l’identificazione certa:
  • del soggetto che ha formato il documento;
  • dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento;
• l’integrità del documento;
• la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative.

Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti; in particolare, la conservazione può:

• avvenire all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici (in house);
• essere affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti (pubblici o privati) che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche (outsourcing).

Il processo di conservazione inizia con la presa in carico della fattura elettronica da parte del produttore – persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione – che provvede a formare il pacchetto di versamento.
Il pacchetto di versamento è un contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), inviato dal produttore al sistema di conservazione attraverso un formato predefinito e concordato.
Il pacchetto di versamento viene poi acquisito dal sistema di conservazione, che ne verificherà la coerenza con le modalità previste dal manuale di conservazione e con i formati previsti dall’Allegato 2 al D.P.C.M. 3 dicembre 2013. In caso di anomalie evidenziate durante il processo di verifica, il pacchetto di versamento verrà rifiutato; diversamente, una volta superate le sopra citate verifiche verrà generato, anche in modo automatico, il rapporto di versamento, relativo ad uno o più pacchetti di conservazione.
Il rapporto di versamento deve essere identificato univocamente dal sistema di conservazione, e deve contenere:

• un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC); il tempo universale coordinato (UTC) è l’ora di riferimento internazionale, e per convenzione corrisponde all’orario del meridiano di Greenwich;
• una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

Per rapporto di versamento si intende il documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.

Il processo di conservazione della fattura elettronica si conclude con la preparazione e la sottoscrizione (firma digitale / firma elettronica qualificata) da parte del responsabile della conservazione del pacchetto di archiviazione, che andrà poi gestito secondo:

• le specifiche della struttura dati di cui all’Allegato 4 al D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
• le modalità riportate nel manuale della conservazione.

Il manuale della conservazione è un documento informatico che descrive il sistema di conservazione, illustrando dettagliatamente: l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi ed il modello di funzionamento.

Si tenga infine presente che un altro soggetto coinvolto nella conservazione elettronica è il responsabile della conservazione il quale, all’interno del processo di conservazione digitale, attua tutte le misure necessarie al fine di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti aventi rilevanza fiscale attraverso l’utilizzo di specifiche regole procedurali e tecnologiche.