La conservazione ha come obiettivo quello di impedire la perdita o la distruzione dei documenti e di mantenere nel tempo le loro caratteristiche di integrità, leggibilità e reperibilità.
La conservazione può essere sia cartacea che informatica. Di conseguenza i professionisti possono avvalersi indistintamente di modalità di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni cartacei ovvero informatici, purché i sistemi adottati consentano di garantire il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e il loro trattamento esclusivamente per le finalità di cui al D.lgs. 231/2007.

I professionisti possono continuare ad alimentare gli archivi cartacei o informatici già istituiti quali il registro cartaceo o l’archivio informatico, integrando secondo quanto previsto dalle nuove disposizioni i dati relativi al titolare effettivo e alle informazioni sullo scopo e la natura del rapporto ed elidendo i dati non più obbligatori.
Qualunque sia il sistema di conservazione prescelto, occorrerà individuare in maniera esplicita i soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e quelli che possono accedere ai dati ed alle informazioni conservati.

L’obbligo di conservazione ha per oggetto:

•  la copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela, sia per le prestazioni professionali che per le operazioni;
•  l’originale, ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti esclusivamente alle operazioni.

La conservazione cartacea o informatica deve consentire quanto meno di ricostruire univocamente:

•  nel caso di prestazioni professionali:
  • la data del conferimento dell’incarico;
  • i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
•  nel caso di operazioni
  • la data, l’importo e la causale dell’operazione;
  • i mezzi di pagamento utilizzati.

In relazione alle operazioni, l’obbligo di conservazione opera esclusivamente nelle ipotesi marginali in cui si verifichi una vera e propria ‘interposizione’ del professionista e quindi quest’ultimo agisca quale mero mandatario del cliente, con o senza rappresentanza. L’incarico professionale avrà ad oggetto la movimentazione o il trasferimento di mezzi di pagamento, oppure la stipulazione di atti negoziali a contenuto patrimoniale in nome o per conto del cliente. In tali casi, il soggetto obbligato potrebbe agire in qualità di intermediario del cliente, utilizzando, a seconda del mandato ricevuto, fondi propri o fondi messi a disposizione dal cliente per eseguire l’operazione.

Qualunque sia il sistema di conservazione adottato, occorre individuare uno o più responsabili della conservazione ai fini del rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. Il sistema di conservazione prescelto deve garantire l’accesso ai documenti, alle informazioni e ai dati cartacei per un periodo di dieci anni dalla cessazione del rapporto o della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

È considerata tempestiva l’acquisizione della documentazione effettuata entro trenta giorni dal conferimento dell’incarico.