Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici presuppone la loro memorizzazione su supporti ottici o altri supporti che garantiscano la leggibilità nel tempo, rispettando l'ordine cronologico per periodo d'imposta e senza soluzione di continuità, con funzioni di ricerca e loro associazioni logiche. Tale processo, che termina con l'apposizione di un riferimento temporale "opponibile a terzi" sul pacchetto di archiviazione (art. 3 co. 2 del DM 17.6.2014), deve concludersi entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi annuale. Quindi, per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare il termine ultimo per conservare elettronicamente i documenti è il 30 dicembre dell’anno successivo a quello di riferimento.

Dato che il termine per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi 2017 è fissato al 31 ottobre 2018, le fatture relative al periodo d’imposta 2017 devono essere conservate entro il 31 gennaio 2019. Si tenga presente che così come accade per le fatture cartacee, anche le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni secondo quanto disciplinato dal Codice Civile.