Il Bilancio d'esercizio deve essere approvato dall'assemblea dei soci, che deve essere convocata con modalità diverse a seconda del tipo di società (spa o srl).
L'assemblea dei soci deve essere convocata nel termine ordinario di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Ne deriva che, per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, tale termine quest'anno è caduto il 30.04.2018.

Tuttavia, esistono casi particolari in cui l’assemblea ordinaria può essere convocata per l’approvazione del bilancio anche oltre i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio ma comunque entro i 180 giorni da esso e, quindi, quest’anno, entro il 29.06.2018.

Tali ipotesi particolari sono solo quelle specificatamente previste dall’art. 2364 del codice civile, ossia:

1. società tenute alla redazione del bilancio consolidato;
2. presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società; in quest’ultimo caso, il maggior termine deve essere previsto dalla statuto della società.

In relazione alla prima delle casistiche sopra elencate, è di facile intuizione che si tratti di una sorta di proroga permanente legata alla necessità di raccogliere le informazioni di rilievo dalle società controllate al fine di permettere alla capogruppo di procedere alla redazione del bilancio su base consolidata.
In relazione alla seconda delle casistiche elencate, alcuni esempi di particolari esigenze potrebbero essere:

• cambiamento dei sistemi e programmi informatici per la rilevazione delle operazioni di gestione;
• dimissioni del responsabile amministrativo, con ovvie ripercussioni in capo al funzionamento della struttura interna, potrebbero costituire una valida motivazione;
• esistenza di causa di forza maggiore e/o imprevedibili (eventi naturali, quali alluvioni, terremoti, furti, incendi di particolare portata, ecc…);
• la società necessita di maggior tempo per ricevere ed elaborare i dati di diversa provenienza in quanto esercita l’attività con numerose sedi/ filiali, sia in Italia che all’estero, dotate di una propria struttura contabile / amministrativa;
• creazione di patrimoni destinati a specifici affari ex art. 2447-bis e 2447-septies del C.c.
• prima adozione degli IAS;
• la società ha partecipato a operazioni straordinarie, come fusioni, scissioni, trasformazioni, o di ristrutturazione aziendale;
• Adempimenti contrattuali di rilievo come:
  • per le imprese edili la necessità di disporre dell’approvazione degli Stati di Avanzamento Lavori (SAL) da parte del committente
  • in caso rivalutazione dei beni d’impresa ex lege, da effettuare per i beni risultanti dal bilancio al 31/12, Assonime (circolare 30/2009) ha ritenuto sussistenti le particolari ragioni, limitatamente a quelle imprese in cui tale adempimento fosse risultato particolarmente complesso e gravoso (numerose perizie di stima dei valori dei beni, più elaborazione di dati contabili, tempi di esecuzione non compatibili con l’ordinario termine di approvazione del bilancio).

In presenza di una delle due situazioni sopra elencate (che non devono necessariamente coesistere), gli amministratori devono illustrare le ragioni della dilazione all’interno della Relazione sulla Gestione che accompagna il bilancio (d’esercizio o consolidato) oppure in caso di Bilancio redatto in forma Abbreviata nella Nota Integrativa (o nelle Informazioni in calce allo Stato Patrimoniale, secondo una interpretazione logico-sistematica, per il Micro-imprese,).

La data del 29 giugno si riferisce sempre al giorno di prima convocazione sicché è possibile che il bilancio sia effettivamente approvato successivamente se l'assembla si costituisce in seconda convocazione.
Per le srl che sottopongono il bilancio ai soci con il nuovo sistema della consultazione scritta (o del consenso scritto) il termine è relativo alla data entro cui, in base alle modalità statutarie, la consultazione deve essere avviata (invio ai soci del documento di cui si chiede l'approvazione).

Infine segnaliamo che stante il calendario di quest’anno, visto che l’ultima data utile per la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio prorogato è venerdì 29.06.2018, di conseguenza la data per il deposito del bilancio alla CCIAA scadrà lunedì 30 luglio 2018 (il 29/07 è una domenica e l’art. 3 co. 2 del DPR 558/99 stabilisce che la presentazione delle domande al registro delle imprese e delle denunce al REA, il cui termine cade di sabato o di giorno festivo, è considerata tempestiva se effettuata il primo giorno lavorativo successivo – data confermata anche dalle CCIAA).