Una società che gestisce un elevato numero di note spese dei propri dipendenti, intende implementare un sistema di conservazione più informatizzato e tecnologico, che comporti la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, nonché la relativa distruzione, riducendo altresì la tempistica della procedura. La società ha così chiesto delucidazioni all'Agenzia delle Entrate.

Le indicazioni le sono state fornite nella Risposta all'interpello 417 del 17 ottobre 2019 allegata a questo articolo. Non è la prima volta che l'Agenzia fornisce chiarimenti sul tema, si rimanda perciò ai seguenti articoli: Note spese e giustificativi e la loro gestione documentale e il più recente Conservazione telematica note spese e giustificativi: come fare

Tornando alla risposta fornita dall'Agenzia delle Entrate nella risposta 417/2019, l'amministrazione ha ribadito che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari - come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.  Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata. Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

In generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, al pari delle stesse note spese in formato cartaceo è quella di documenti analogici originali non unici cioè documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Ciò comporta che

• il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
• quando il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale. Alla stessa conclusione deve giungersi nelle ipotesi in cui i giustificativi siano comunque emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non è assicurato un effettivo scambio di informazioni. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall'ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici.