"In generale qualunque documento analogico a rilevanza fiscale - come le note spese e i loro giustificativi - deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità pertanto se il processo ipotizzato dalla società garantisce tali caratteristiche nulla osta alla sua adozione. In tale evenienza, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici." E' questa la risposta che è stata fornita dall'Agenzia delle Entrate nella risposta all'interpello 403 del 9 ottobre 2019, in linea poi con la recente risposta 388 del 20 settembre 2019 (Leggi l'articolo Note spese trasfertisti: ok ai documenti dematelizzati).

Nel'interpello è stato inoltre chiarito che "per quanto attiene alla modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, il contribuente può scegliere di

• conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico
• materializzarla e conservarla su supporto analogico.

E' stato precisato inoltre che la distruzione dei giustificativi analogici delle note spese è consentita solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione.

Attenzione però: come chiarito dall'Agenzia delle Entrate,  in ordine alla natura della nota spese caricata a sistema, si precisa che la sua riconducibilità al documento informatico rilevante ai fini tributari è subordinata al rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Ne discende che anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte - deducibilità in capo al datore di lavoro istante e non imponibilità in capo al dipendente - è parimenti subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica.

Nel caso di specie, oggetto di questi importanti chiarimenti, il contribuente che ha presentato l'interpello ha una procedura centralizzata per la gestione delle missioni e delle trasferte dei dipendenti di tutte le società del Gruppo e vorrebbe procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, con conservazione degli stessi esclusivamente in formato elettronico. La procedura di generazione e conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi è articolata in cinque fasi:

1. il giustificativo di spesa è acquisito come documento informatico; se si tratta di documento cartaceo il dipendente provvede ad acquisirne un'immagine tramite scansione ovvero tramite fotografia scattata con dispositivo portatile in dotazione;
2. il dipendente, identificato in modo univoco, accede al portale dedicato alle trasferte e provvede a creare la nota spese informatica, allegando alla stessa i documenti giustificativi precedentemente acquisiti
3. la nota spese viene sottoposta al responsabile individuato dall'azienda per l'approvazione e l'autorizzazione;
4. il responsabile esegue i controlli formali e di merito della documentazione inserita nel sistema informativo, ivi incluso quello relativo alla leggibilità degli allegati, e può rifiutare l'intera nota o anche soltanto le spese non inerenti o che eccedono la policy aziendale;
5. la nota spese creata all'interno del sistema informativo, approvata e per la quale è stato effettuato il pagamento in busta paga al dipendente, viene conservata elettronicamente unitamente ai relativi documenti giustificativi.
6. La gestione della conservazione è affidata ad un soggetto terzo, che cura l'archiviazione, l'indicizzazione, la firma digitale e l'apposizione della marca temporale, rendendo disponibili in tempo reale tutti i documenti conservati e garantendone l'autenticità, l'immodificabilità, la conservazione, la leggibilità e la sicurezza nel tempo; la presenza di tali garanzie consentirebbe la distruzione dei documenti cartacei originali dei giustificativi di spesa.