A prescindere dal termine di convocazione dell’assemblea, l’approvazione del bilancio avviene alla conclusione delle seguenti fasi obbligatorie, che saranno di seguito approfondite:
- redazione del progetto di bilancio e della relativa Relazione sulla gestione;
- trasmissione del progetto di bilancio e della Relazione sulla gestione all’organo di controllo (se esistente);
- deposito del bilancio presso la sede sociale per la presa visione da parte dei soci.
Gli amministratori delle società di capitali devono redigere annualmente:
- il progetto di bilancio, composto da:
- Stato patrimoniale,
- Conto economico,
- Nota integrativa
- e Rendiconto finanziario per tutte le imprese di maggiori dimensioni, per migliorare l'informativa sulla situazione finanziaria della società (per effetto delle novità introdotte dal D.L. 139/2015). Restano esonerati dalla redazione del Rendiconto finanziario, le società che redigono il bilancio in forma abbreviata (art. 2435-bis c.c.), e le micro imprese.
- la Relazione sulla gestione (ai sensi dell'art. 2428 del c..c.), se richiesta.
Se nella società è presente l'organo di controllo, tali documenti, prima di essere depositati presso la sede sociale, devono essere trasmessi all'organo di controllo (Collegio sindacale, revisore o società di revisione), almeno 30 giorni prima rispetto al giorno fissato per l'approvazione del bilancio, di conseguenza, se ad esempio, l'assemblea di approvazione del bilancio chiuso al 31.12.2022 è stata convocata per il 27.04.2023, gli amministratori dovranno trasmettere il progetto di bilancio (e, nel caso, la relazione sulla gestione) entro il 28.03.2023
Con tali documenti l'organo di controllo potrà formulare la sua relazione.
Se nella società non c'è l'organo di controllo, si procede subito al deposito dei documenti presso la sede sociale.