Tutte le fatture che gli operatori economici residenti o stabiliti in Italia emettono nei confronti di pubbliche amministrazioni italiane devono essere in forma elettronica e firmate digitalmente. 

Si sottolinea che gli operatori economici non italiani possono emettere fattura in modalità cartacea o elettronica.

Tutte le fatture elettroniche devono essere inviate al Sistema di Interscambio, che provvede al recapito alla pubblica amministrazione destinataria. 

Per inviare una fattura elettronica a una pubblica amministrazione italiana è necessario stabilire un canale di comunicazione col Sistema di Interscambio.

Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso quattro diversi canali di trasmissione:

• Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Invio via web
• Servizio SDICoop - Trasmissione
• Servizio SDIFTP 

Una volta ricevuta una fattura, il Sistema di interscambio effettua alcuni controlli e la recapita alla pubblica amministrazione destinataria. 

Per la fattura una volta consegnata, il Sistema di Interscambio invia o mette a disposizione una ricevuta di consegna, che costituisce prova che la fattura ha raggiunto il destinatario.

Per indirizzare correttamente una fattura elettronica è necessario: inserire nella fattura il codice della pubblica amministrazione destinataria

Attenzione al fatto che i codici di tutte le pubbliche amministrazioni si trovano nell’Indice dei domicili digitali della pubblica amministrazione all’indirizzo: https://indicepa.gov.it

L’Agenzia delle Entrate offre tutti i servizi utili all’emissione, trasmissione, consultazione e conservazione delle fatture elettroniche accedendo all’area riservata del portale Fatture e corrispettivi tramite:

• le credenziali rilasciate dall’Agenzia delle Entrate
• la Carta Nazionale dei Servizi
• il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID).

L’autenticazione per l’utilizzo dei servizi di trasmissione diversi dal portale utilizzano certificati di autenticazione. I formati di firma accettati per i file fattura sono CAdES-BES e XAdES-BES.

Le fatture elettroniche sono in formato xml e possono essere predisposte nel formato nazionale denominato FatturaPA o in uno dei formati ammessi dalla norma europea sulla fatturazione elettronica EN 16931, rispettando, per quest’ultimi, le prescrizioni per il contesto nazionale italiano.

Il tempo massimo in cui è prodotto l’esito dell’elaborazione di una fattura può essere stimato in 48 ore.

E' bene sottolineare che i servizi offerti dall’Agenzia delle entrate sono fruibili gratuitamente da tutti gli operatori economici.