Da tempo è possibile la produzione e la conservazione dei documenti contabili in modo informatizzato, e le principali indiciazioni sono contenute nel decreto ministeriale 17 giugno 2014.

In particolare, per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico…” purché sia assicurata “

• l'autenticità dell'origine,
• l'integrità del contenuto
• la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;

autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.”.

Pertanto, un documento, carente dei requisiti per essere considerato informatico, deve essere materializzato su di un supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie, mentre un documento, dotato dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento “informatico”, non ha alcun obbligo di una sua materializzazione su supporti fisici per considerarlo giuridicamente esistente.

Ovviamente, la facoltà di non stampare i documenti, compreso il registro dei protocolli di arrivo, è consentita se si procede alla conservazione in modalità elettronica degli stessi, che ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il  terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali. In altre parole, il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.

In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

A titolo esemplificativo, dunque:

• un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1.1.2016- 31.12.2016) concluderà il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti IVA e altri documenti) al più tardi entro il 31.12.2017;
• un contribuente con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare (1.7.2016-30.6.2017) conserverà i documenti rilevanti ai fini IVA dell’anno 2016 entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31.12.2016. Presa, quindi, a riferimento la dichiarazione annuale dei redditi del periodo 1.7.2015-30.6.2016 da presentarsi entro il 31.3.2017, il termine di conservazione dei documenti IVA dell’anno solare 2016 sarà il 30.6.2017, insieme agli altri documenti fiscalmente rilevanti del periodo 1.7.2015-30.6.2016.

In caso di verifiche, controlli o ispezioni il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto.