Le istanze di rimborso devono essere presentate entro il 30 di settembre dell’anno solare successivo al periodo di riferimento, nei limiti e con la periodicità stabiliti dallo Stato membro competente per il rimborso. Secondo quanto indicato nella Direttiva 2008/9:
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l’istanza è presentata per un periodo non inferiore al trimestre solare purché di importo non inferiore a 400 Euro;
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se l’importo complessivo relativo ad uno o più trimestri è inferiore a detto limite, l’istanza è presentata con cadenza annuale, sempreché di importo non inferiore a 50 Euro.
Attenzione: Si tenga presente che alle istanze da presentare dal 1° gennaio 2010, non devono più esere allegate, in originale, le fatture di acquisto dei beni e servizi emesse nello Stato che deve eseguire il rimborso.
In alcuni Paesi però, e in presenza di determinate soglie, gli stessi possono richiedere la presentazione, per via elettronica, di una copia della fattura o del documento di importazione. L’istanza si considera presentata il giorno in cui è completata, da parte dell’Agenzia delle Entrate, la ricezione del file contenente i dati richiesti. L’Agenzia delle Entrate attesta l’avvenuta ricezione dell’istanza di rimborso mediante ricevuta, contenuta in un file munito del codice di autenticazione per il servizio Entratel e del codice di riscontro per il servizio Internet (Fisconline).
Salvo cause di forza maggiore, tale ricevuta è resa disponibile per via telematica entro i cinque giorni lavorativi successivi a quello del corretto invio del file.