Per quanto riguarda  i contribuenti italiani: una volta ricevuta la richiesta l'Amministrazione fiscale italiana inoltrerà la domanda di rimborso allo Stato membro competente, dopo aver effettuato i seguenti controlli:

a) i codici utilizzati per la descrizione dell'attività e dei beni devono corrispondere a quelli richiesti dallo Stato membro competente per il rimborso
b) il periodo del rimborso non deve essere superiore a un anno solare né inferiore a un trimestre solare, salvo che si tratti del rimborso concernente le operazioni eseguite nella parte rimanente dell'anno o nei casi di cessazione o di inizio di attività
c) i requisiti espressi dallo Stato membro competente per il rimborso devono essere rispettati nella domanda di rimborso (l'elenco dei requisiti è disponibile sul sito dell'Agenzia)
d) l'importo del rimborso non deve essere al di sotto del minimo consentito
e) il pro-rata provvisorio deve essere valido (articoli 174 e 175 direttiva 2006/112/Ce)
f) l'ammontare detraibile dell'imposta sul valore aggiunto indicato nella domanda non è diverso da quello che risulta dall'applicazione della percentuale di detrazione dichiarata.

Dopo un massimo di 15 giorni l’istanza di rimborso verrà inoltrata allo Stato membro dove è stato effettuato l’acquisto e l’amministrazione estera dovrebbe provvedere entro 4 mesi a comunicare direttamente al contribuente l’esito della richiesta e ad erogare le somme spettanti nei 10 giorni successivi.
 

Gli operatori esteri comunitari faranno invece richiesta di rimborso, per le operazioni effettuate in Italia, direttamente alla propria Amministrazione finanziaria. Pertanto, nessuna domanda di rimborso dovrà essere inoltrata all’Agenzia delle Entrate che la riceverà direttamente dall’Amministrazione straniera. L’Agenzia ha specificato  anche che le imprese comunitarie che hanno nominato un rappresentante fiscale in Italia non possono avvalersi della procedura telematica ma debbono avvalersi della procedura ordinaria di cui all’art. 38 bis , e quindi anche se ciò contrasta con la nuove disposizioni del decreto 18 2010, è preferibile attenersi alla indicazioni presenti sul sito dell’Agenzia.

Le somme rimborsabili riferite a periodi infrannuali non possono essere inferiori a 400 euro; se l’importo è inferiore, il rimborso spetta annualmente, sempre che di importo non inferiore a 50 euro.

Per quanto riguarda il rimborso per i non residenti UE ma in paesi che hanno accordi di reciprocità con l’Italia e cioè Svizzera, Norvegia e Israele , come abbiamo detto , non è utilizzabile la procedura telematica ma si utlizza il Modello Iva 79, redatto in lingua italiana o inglese, che deve essere indirizzato al Centro operativo di Pescara (via Rio Sparto n. 21, 65100 Pescara-Italia per posta con raccomandata AR ovvero tramite “corriere espresso” oppure con consegna a mano. Nel caso in cui ci si serva del corriere espresso o del servizio postale fa fede la data di spedizione. Al modello vanno allegati:
 

•  originali delle fatture
•  documentazione da cui risulti il pagamento
•  attestazione rilasciata dall’Amministrazione dello Stato di stabilimento del richiedente, dalla quale risulti la qualità di soggetto passivo Iva, nonché la data di decorrenza di tale iscrizione.