Il
procedimento di iscrizione nel registro si basa sulla presentazione di una domanda il cui modello, con l'indicazione dei documenti da allegare, è approvato dal responsabile della tenuta del registro stesso ed è pubblicato sul sito Internet del Ministero della Giustizia (
www.giustizia.it).
La domanda è sottoscritta dal legale rappresentante dell'organismo anche con firma digitale ed inviata con gli allegati al Ministero anche per mezzo della posta elettronica certificata (PEC). Il procedimento di iscrizione si deve concludere entro trenta giorni dalla data di ricevimento della domanda. La richiesta di integrazione della domanda e dei suoi allegati da parte del responsabile del registro o di chi ne fa le veci è ammessa una volta sola e sospende il termine di conclusione citato per un periodo non superiore a trenta giorni.
La mancata adozione del provvedimento di iscrizione nei termini di cui sopra (30 o, massimo, 60 giorni) equivale al rigetto della domanda (è un c.d. “silenzio – rifiuto”)
(art. 5 del D.M. 202/2014).
Il provvedimento di iscrizione dell'organismo nel registro è comunicato al richiedente con il numero d'ordine ad esso attribuito nel registro stesso. A partire dalla data del ricevimento di questa comunicazione l'organismo è obbligato a fare menzione del numero d'ordine e della denominazione dell'ente pubblico che lo ha costituito (Camere di commercio, Segretariati sociali, Comuni, Province, Città metropolitane, Regioni, Università, ma riteniamo che ciò valga anche per gli Ordini professionali degli avvocati, dei commercialisti e dei notai) negli atti, nella corrispondenza e nelle forme di pubblicità consentite dalla legge. A far data dall'iscrizione ed entro il 31 Dicembre di ogni anno l'organismo deve pubblicare sul proprio sito Internet il numero degli incarichi conferiti dal referente a ciascun gestore delle crisi da sovra indebitamento (art. 6).
Sempre il referente dell'organismo deve comunicare al responsabile del registro, anche a mezzo di PEC, tutte le vicende modificative dei requisiti dell'organismo iscritto, dei dati e degli elenchi comunicati ai fini dell'iscrizione, nonché le misure di sospensione o di decadenza dei gestori delle crisi dalla loro attività adottate ai sensi del comma 5° dell'art. 10 del Decreto che esaminiamo nel prossimo paragrafo. L'Autorità Giudiziaria ha l'obbligo di comunicare al responsabile del registro tutti i fatti e le notizie rilevanti per l'esercizio delle sue funzioni (art. 7). Gli organismi hanno anche l'obbligo di comunicare al responsabile del registro le informazioni da questo richieste con le modalità stabilite da sue circolari o atti amministrativi equipollenti (art. 8°, ultimo comma).
Se dopo l'iscrizione l'organismo perde i requisiti necessari per l'iscrizione di cui ai commi 3° e 4° dell'art. 4 del Decreto (che abbiamo esaminato in precedenza), il responsabile sospende l'organismo dal registro per un periodo non superiore a novanta giorni, decorso il quale, persistendo la mancanza dei requisiti, provvede alla cancellazione dell'organismo dal registro.
Lo stesso fa se emerge che requisiti citati non sussistevano al momento dell'iscrizione, ma nei casi più gravi procede direttamente alla cancellazione.
Quest'ultima va disposta anche verso gli organismi che non abbiano svolto almeno tre procedimenti di gestione delle crisi da sovra indebitamento nel corso di un biennio. L'organismo cancellato non può essere iscritto di nuovo prima che sia trascorso un biennio dalla cancellazione (art. 8).