In data 23 gennaio 2019, il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili (CNDCEC), quale Organismo di autoregolamentazione (ai sensi dell’art. 11, comma 2, del D.lgs. 231/07) - previa approvazione del Comitato di sicurezza finanziaria (CSF) - ha emanato tre regole tecniche in materia di: valutazione del rischio (artt. 15 e 16, D.lgs. 231/2007); adeguata verifica della clientela (artt. 17 e 30, D.lgs. 231/2007); conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni (artt. 31, 32 e 34, D.lgs. 231/2007).
Le regole tecniche – considerate fonti normative integrative della norma primaria e non norme regolamentari subordinate o soft law – diverranno definitive e vincolanti per gli iscritti a partire dal 23 luglio 2019.

Gli obblighi di adeguata verifica, prescritti dal D.Lgs n.231/2007 come modificato dal D.Lgs. n.90/2017, impongono a commercialisti, notai, avvocati, associazioni di categoria, patronati, CAF e altri soggetti obbligati ex art. 3, di procedere all'identificazione del cliente o del titolare effettivo. Il titolare effettivo è la persona fisica, diversa dal cliente, nel cui interesse la prestazione professionale è resa o l’operazione è effettuata.

Premesso che l’identificazione e la verifica dell’identità del titolare effettivo è realizzabile anche in sua assenza, contestualmente all’identificazione del cliente, osserviamo che la procedura di identificazione cui sono tenuti i soggetti obbligati, può essere realizzata:

- sia in presenza di una persona fisica (effettivo cliente ovvero soggetto esecutore, dipendenti o collaboratori del soggetto obbligato) e consiste nell'acquisizione dei dati identificativi forniti dal cliente.

- sia in assenza di una persona fisica:

• per i clienti i cui dati identificativi risultino da atti pubblici, scritture private autenticate o da certificati qualificati utili per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici;
• per i clienti in possesso di un’identità digitale, di livello massimo di sicurezza, nonché di un’identità digitale o di un certificato per la generazione di firma digitale;
• per i clienti i cui dati identificativi risultino da una dichiarazione della rappresentanza e dell’autorità consolare italiana;
• per i clienti già identificati, a causa dell’esistenza di un pregresso rapporto o prestazione professionale prestata dal soggetto obbligato;
• per i clienti i cui dati identificativi siano acquisiti attraverso idonee forme e modalità, individuate dalle Autorità di vigilanza di settore;

In particolare si rileva che:

- quando il cliente è una persona fisica, i dati identificativi saranno reperiti mediante:

• documento d’identità o altro documento di riconoscimento equipollente, ai sensi della normativa vigente;
• documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;
• titolo di rappresentanza, nel caso di esecutori mandatari.

- quando il cliente non è una persona fisica, l’art. 20 del D.Lgs 231/2007 chiarisce che: il titolare effettivo sarà la persona fisica (o persone fisiche) cui, in ultima istanza, è attribuita la proprietà diretta o indiretta ovvero il controllo. La norma richiama, in modo specifico, il caso in cui il cliente sia una società di capitali. In tal caso:

• costituisce indicazione di proprietà diretta, la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
• costituisce indicazione di proprietà indiretta, la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale del cliente, posseduto tramite società controllate, fiduciarie o per interposta persona.

Ove, dall’esame dell’assetto proprietario non sia possibile risalire in maniera univoca all’identità di colui cui è attribuita la proprietà diretta o indiretta dell’ente, dovrà intendersi quale titolare effettivo, la persona o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo:

• della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
• dei voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
• di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante.

Tuttavia, ove dall’applicazione dei criteri su indicati non sia comunque possibile risalire in maniera univoca all’identità dei titolari effettivi, costoro saranno fatti coincidere con la persona o le persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.

- nel caso in cui il cliente sia una persona giuridica privata, di cui al D.P.R. n. 361/2000, sono cumulativamente individuati come titolari effettivi:

• i fondatori, ove in vita;
• i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;
• i titolari di funzioni di direzione e amministrazione.

Insieme con i documenti utili all’identificazione, il soggetto cliente dovrà anche fornire una dichiarazione antiriciclaggio da lui sottoscritta, ex art. 22, D.Lgs. 231/2007.

L'eventuale violazione degli obblighi di adeguata verifica da parte dei soggetti obbligati ex art.3, comporta per gli stessi l'applicazione delle sanzioni ex. 56 commi 1 e 2, ossia:

• la sanzione amministrativa  pari a € 2.000, in caso di violazione delle disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela, omettono di acquisire e verificare i dati identificativi e le informazioni sul cliente, sul titolare effettivo, sull’esecutore;
• la sanzione amministrativa pecuniaria € 2.500 a € 50.000, fuori dei casi di cui al comma 1, nelle ipotesi di violazioni gravi, ripetute o sistematiche ovvero plurime.