L'amministrazione finanziaria è tenuta ad effettuare dei controlli nei confronti dei titolari di partita Iva, sull'esattezza e completezza dei dati da loro forniti relativi alla loro identificazione Iva (secondo quanto previsto dagli artt. 22 e 23 del Regolamento UE n. 904/2010 e dell'art. 35 comma 15-bis del DPR 633/72).
Tali controlli sono effettuati sulla base di una valutazione del rischio, svolta attraverso procedure automatizzate.
Una volta individuati i soggetti, su di essi vengono effettuati controlli periodici, anche attraverso accessi nel luogo di esercizio dell'attività. Si tratta, in particolare, di controlli tesi a riscontrare la veridicità dei dati dichiarati dal contribuente al momento della richiesta di attribuzione della partita Iva/inclusione nella banca dati VIES.
I riscontri e i controlli sono effettuati entro 6 mesi dalla data di attribuzione della partita Iva/inclusione nella banca dati VIES, e possono essere ripetuti ogni volta in cui si verificano mutamenti relativi agli elementi di rischio considerati, o si manifestino incoerenze tra i dati dichiarati dal contribuente e quelli che risultano all'Agenzia delle Entrate dalle sue fonti.
Se, in base a questi controlli, si constata che il soggetto titolare di partita Iva è privo dei requisiti soggettivi e/o oggettivi, l'Ufficio può notificare al contribuente interessato un provvedimento di cessazione di partita Iva, che comporta automaticamente l'esclusione dalla banca dati VIES. La cessazione ha effetto dalla data di registrazione in Anagrafe Tributaria della notifica del provvedimento.
Se, invece, in base ai controlli effettuati, si constata che il soggetto titolare di partita Iva, pur in possesso dei requisiti soggettivi e/o oggettivi, ha consapevolmente effettuato operazioni intracomunitarie in un contesto di frode Iva, l'Ufficio può notificare al contribuente interessato un provvedimento di esclusione dalla banca dati VIES, rendendo invalida la partita Iva. L'esclusione ha effetto dalla data di registrazione in Anagrafe Tributaria della notifica del provvedimento.
Il contribuente escluso dalla banca dati VIES può presentare una specifica istanza di inclusione (direttamente o mediate Pec) all'Ufficio che ha emanato il provvedimento di esclusione il quale, valutate le motivazioni del contribuente, e verificato che siano state rimosse le irregolarità che avevano portato l'esclusione dalla banca dati, può procedere ad una nuova inclusione.