Le istanze devono essere presentate esclusivamente tramite il formulario elettronico disponibile sul Generic Trader Portal. Eventuali istanze presentate attraverso canali diversi dal predetto portale europeo non sono prese in considerazione.

Per accedere al Generic Trader Portal e presentare l’istanza, l’operatore economico deve essere in possesso:

• Del codice EORI valido;
• delle credenziali per l’accesso ai servizi digitali disponibili sul Portale Nazionale (PUDM – Portale Unico Dogane e Monopoli) e,
• delle autorizzazioni ai servizi UE, da richiedere preventivamente tramite il Modello Autorizzativo Unico (MAU).

Dopo aver inviato la domanda tramite il citato portale europeo, l’operatore entro 7 giorni riceve la conferma di ricezione e il numero identificativo ITV.

Nelle ipotesi in cui si rendesse necessario inviare campioni utili alla classificazione della merce oggetto di istanza ITV devono essere inviati all’Ufficio Tariffa e classificazione, Via Mario Carucci 71 – 00143 Roma, facendo riferimento al suddetto numero identificativo ITV.

Ogni domanda di ITV può riferirsi ad una sola merce/articolo, fatte salve disposizioni specifiche, ad esempio quelle riguardanti i cosiddetti “assortimenti”.

L’istante, oltre a indicare la natura della merce, deve fornire informazioni riguardo alla descrizione fisica, alla funzione o all’uso della stessa e alla sua composizione, al processo di fabbricazione, descrivendone le caratteristiche allegando, se opportuno, schede tecniche e documentazione commerciale, foto e qualsivoglia documentazione utile, riguardanti le caratteristiche del prodotto, nonché informazioni sulle operazioni doganali che si intende realizzare.

Nella fase istruttoria l’Ufficio centrale inoltra la domanda di ITV, con gli eventuali allegati, all’Ufficio territorialmente competente in relazione alla sede legale dell’istante. 

L’Ufficio locale, diversamente da quanto precedentemente previsto, entro 20 giorni dalla ricezione della stessa, trasmette una relazione all’Ufficio centrale, e per conoscenza all’Ufficio Affari Generali della Direzione Territoriale sovraordinata, riportando:

• il proprio parere in merito alla classificazione della merce oggetto della ITV (di particolare importanza sono le informazioni specifiche relative alla merce qualora l’Ufficio abbia già avuto modo di esaminarla durante le ordinarie attività);
• l’esistenza di eventuali contenziosi pendenti o definiti in capo al richiedente, vertenti sulla classificazione della merce oggetto della domanda ITV;
• ogni altro elemento conoscitivo ritenuto utile nell’ambito della procedura di rilascio delle ITV.

Nell’istruttoria, l’Ufficio centrale può avvalersi dell’ausilio dei laboratori chimici di ADM, i quali forniscono un referto di analisi corredato di parere tecnico. L’intervento dei Laboratori costituisce una importante fase endoprocedimentale nell’ambito della più ampia procedura di rilascio dell’ITV, seppure il parere espresso sulla classificazione non sia vincolante.

Trascorso il termine di validità ordinario (3 anni) è possibile richiedere Il rinnovo di una ITV che consiste  nel rilascio di una nuova ITV, dotata di proprio numero di riferimento, avente ad oggetto la medesima merce ed intestata allo stesso titolare di una ITV che è ancora in corso di validità al momento della presentazione della domanda di rinnovo.

L’Ufficio procede ad una completa istruttoria per valutare, tra l’altro, eventuali variazioni del prodotto nonché le possibili modifiche intervenute sulla NC, attività che richiede i medesimi tempi previsti per un rilascio ex-novo.

La domanda, se ritenuta completa, viene accettata a sistema entro 30 giorni dalla sua registrazione. Nel caso in cui sia ritenuta incompleta, ai fini dell’accettazione, viene chiesto all’istante di fornire ulteriori informazioni e/o un campione rappresentativo della merce da classificare. L’ufficio centrale può concedere fino a 30 giorni di tempo per integrare l’istanza con quanto richiesto. In caso di mancata risposta del richiedente la procedura viene automaticamente interrotta a sistema.

Dal momento dell’accettazione l’Ufficio ha a disposizione 120 giorni (più eventuali ulteriori 30) per il rilascio della ITV, fatte salve specifiche motivazioni per le quali si rende necessario sospendere i termini del rilascio per un tempo utile ad esperire apposite indagini o valutazioni nei consessi unionali preposti.